Guía práctica para presupuestos de obra usando Excel + Plantillas descargables

Un presupuesto de obra nace de tres cosas: la mano de obra, las cantidades y los análisis de precios unitarios. Todo se puede hacer con Excel sin necesidad de herramientas avanzadas. Primero definimos cuánto cuesta un trabajador al día con sus prestaciones. Luego creamos los APU, donde se calcula cuánto cuesta cada actividad como pañetes, concreto, pisos o instalaciones. Finalmente, esas actividades se multiplican por las cantidades reales del proyecto, que pueden venir de un Sotfware de diseño o medirse directamente desde los planos.

En esta página te comparto las plantillas base que yo uso para estimar salarios, crear APU y sacar cantidades de forma rápida. Además, cada semana subiré un APU nuevo que podrás descargar gratuitamente.

Cómo funciona realmente un presupuesto de obra

Un presupuesto nace de tres elementos fundamentales:

1️⃣ LA MANO DE OBRA: EL VERDADERO COSTO DEL TRABAJADOR

La mano de obra en construcción se refiere a todas las personas que participan directamente en la ejecución de una obra y el costo asociado a su trabajo. Incluye tanto a los obreros como albañiles, carpinteros, pintores, plomeros y peones, como al personal técnico, por ejemplo ingenieros, arquitectos y supervisores, así como a los ayudantes que facilitan las actividades. Su costo comprende los salarios o honorarios, las prestaciones sociales, los pagos por horas extras o trabajo nocturno y otros beneficios legales que apliquen. Para calcularla, se estima el tiempo necesario para realizar cada actividad, se multiplica por el valor de la jornada o la hora del trabajador y se adicionan las cargas sociales correspondientes. La mano de obra es fundamental en un presupuesto, ya que suele representar un porcentaje importante del costo total de la obra, y permite planificar de manera eficiente los recursos humanos y financieros del proyecto.

Una obra no avanza si no sabes cuánto cuesta cada persona en el equipo. Y aquí es donde la mayoría se equivoca: el salario no es el costo real.

En Colombia, un trabajador no solo recibe su salario base, sino también:

• Prestaciones sociales

• Aportes a seguridad social

• Vacaciones

• Aportes parafiscales

• Dotación (cuando aplica)

• Y otros valores que se suman al costo mensual real

Por eso, antes de crear cualquier APU, se debe calcular el costo diario real por cargo:

✔ oficial

✔ ayudante

✔ maestro

✔ técnico

✔ operador

Ese valor final es el que realmente se usa en la obra. Si lo calculas mal, todo tu presupuesto queda distorsionado.

En Excel este proceso se vuelve mucho más práctico, no porque el programa lo haga automáticamente por sí solo, sino porque te permite crear las fórmulas y la estructura necesarias para calcular cada valor de manera rápida y ordenada. En Excel puedes organizar el salario base, las prestaciones, los costos diarios y los costos por hora utilizando celdas y formulas simples, lo que facilita actualizar los datos y obtener resultados al instante sin repetir cálculos manuales.

La ventaja de Excel es su flexibilidad: puedes modificar cualquier dato, duplicar la hoja para nuevos proyectos, ajustar valores según tu necesidad y mantener todo el presupuesto perfectamente estructurado y visible.

Y para que puedas aplicar esto sin perder tiempo creando la hoja desde cero, te proporcionaré una plantilla en Excel ya configurada con todas las fórmulas y campos necesarios para que puedas realizar estos cálculos de manera rápida, clara y precisa.

CLIC AQUI PARA DESCARGAR PLANTILLA DE EXCEL

Nota:

 El enlace utiliza un gestor de publicidad que ayuda a mantener este contenido gratuito. Una vez completes el proceso, serás dirigido al archivo alojado en Google Drive, donde podrás descargarlo de forma segura. Si deseas una guía del proceso de descarga, en mi canal de YouTube encontrarás un video explicativo sobre cómo acceder correctamente a la descarga. ¡Gracias por tu apoyo!

PROCESO DE DESCARGAS

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2️⃣LOS APU: CÓMO CALCULAR REALMENTE EL COSTO DE CADA ACTIVIDAD

Un APU (Análisis de Precios Unitarios) es una herramienta utilizada en construcción para determinar el costo detallado de una unidad específica de obra, desglosando todos los recursos necesarios para realizarla. Estos recursos generalmente se dividen en tres componentes principales: mano de obra, materiales y equipos.

El APU permite calcular cuánto cuesta construir una unidad de medida concreta, por ejemplo, un metro cuadrado de muro, un metro cúbico de concreto o un metro lineal de tubería. Además de los costos directos, puede incluir gastos indirectos, imprevistos y utilidades.

El APU (Análisis de Precios Unitarios) es el documento donde se determina, paso a paso, cuánto cuesta ejecutar 1 unidad de una actividad de obra.

Si los APU están bien hechos, todo el presupuesto es confiable; si están mal hechos, el proyecto entero se cae.

Un APU se construye a partir de 4 componentes que deben entenderse muy bien:

🔹 a) MANO DE OBRA

En un APU, la mano de obra corresponde al costo del personal que realiza directamente la actividad de la obra, como albañiles, carpinteros, pintores, plomeros o ayudantes. Para calcularla, se determina el tiempo que cada trabajador necesita para ejecutar la unidad de obra y se multiplica por el valor de la jornada o la hora, sumando las prestaciones sociales y demás cargas legales según la normativa vigente. Este desglose permite conocer con precisión cuánto se gasta en mano de obra por cada unidad de obra, facilitando la planificación de recursos, el control de costos y la elaboración de presupuestos más exactos.

Pero no se calcula simplemente multiplicando salarios. Lo importante aquí es entender dos conceptos:

1. Costo real del trabajador

El costo no es solo el salario. Incluye prestaciones, aportes, seguridad social, dotación, vacaciones, cesantías, y otros ítems según la legislación.

Por eso siempre se trabaja con el costo por día o costo por hora ya completo.

En un APU, para calcular la hora efectiva de un trabajador se parte del salario anual con prestaciones, que incluye el salario básico más todas las prestaciones legales, como seguridad social, primas, cesantías y vacaciones.

A partir de ahí se calculan diferentes valores horarios:

• Horas calendario anuales (G):Es la cantidad total de horas en el año, considerando todos los días. Por ejemplo, si se toman 365 días del año con 8 horas diarias, se obtiene:

  G=365 dias×8 horas=2920 horas

  Esta cifra se usa para calcular el valor hora calendario dividiendo el costo anual por todas las horas del año (J = F/G).

• Horas laborales anuales (H): Representa el total de horas que un trabajador normalmente debería laborar, considerando semanas completas. Por ejemplo:

  H=52 semanas×47 horas=2444 horas

  
  

  Con esto se obtiene el valor hora laboral (K = F/H), que refleja un costo más cercano al trabajo real, pero aún sin descontar vacaciones ni festivos.

  
  

• Horas efectivas anuales (I): Son las horas que el trabajador efectivamente estará disponible para trabajar en la obra. Se calculan restando de las horas calendario los días no laborables: domingos, festivos, permisos y vacaciones, multiplicados por las horas de cada jornada.

  El objetivo es determinar las horas de productividad real del trabajador en un año, restando todo el tiempo no trabajado (pero que sigue siendo pagado por la empresa, como vacaciones o días de descanso). Por ejemplo:

  I = G - (Días No Laborable x Jornada Diaria)

  Para el 2025:

• 52 Domingos: Se incluyen todos los domingos del año (52 semanas x 1 día/semana).

• 18 Festivos: Representa los días feriados o festivos que son obligatorios por ley.

• 3 Permisos: Son días de permiso especiales (por ejemplo, por enfermedad o trámites personales) que se consideran dentro del cálculo.

• 15 días Vacaciones: Es el periodo de vacaciones anuales pagadas que tiene el trabajador.

  I=2920−((52 domingos+18 festivos+3 permisos+15 días vacaciones)×8 h)

  
  

  Esta cifra es la base para calcular la hora efectiva (L = F/I), que refleja el costo real por hora de un trabajador que efectivamente realiza labores en la obra.

  
  

💡 Resumen:

• Valor hora calendario (J): divide el costo anual entre todas las horas del año.

• Valor hora laboral (K): divide el costo anual entre las horas laborables según jornada semanal.

• Valor hora efectiva (L): divide el costo anual entre las horas que el trabajador efectivamente trabajará, descontando vacaciones, festivos, domingos y permisos.

Este cálculo es fundamental en un APU porque permite asignar correctamente el costo de la mano de obra por unidad de obra, evitando subestimaciones y asegurando que el presupuesto refleje la realidad de la construcción.

2. Rendimiento del trabajador

El rendimiento de un trabajador es, en esencia, la medida de la eficiencia o la velocidad productiva con la que realiza una tarea específica en la obra. Es el factor que conecta el costo del tiempo (el salario) con el costo del producto terminado (la unidad de obra).

El rendimiento indica cuánto puede ejecutar un trabajador en una jornada.

El Concepto de Valor Real de la Actividad

Para calcular el Análisis de Precios Unitarios (APU), no es suficiente saber cuánto cuesta la hora del trabajador (el Valor Hora Efectiva). Es necesario saber cuánto de esa hora se invierte en generar una unidad de obra.

El rendimiento permite traducir el costo temporal a un costo físico:

• Si el trabajador es rápido (alto rendimiento), consume menos tiempo por unidad de obra, por lo que el Valor Real de esa Actividad será bajo.

  
  

• Si el trabajador es lento (bajo rendimiento), consume más tiempo para producir la misma unidad, por lo que el Valor Real de esa Actividad se eleva.

  
  

Es decir, el rendimiento actúa como el divisor del costo laboral. Determina qué porción del salario por hora debe ser asignada a cada metro cúbico de excavación, a cada metro cuadrado de pañete, o a cada unidad de obra que se ejecute.

La Dependencia de Rendimientos Teóricos

En la fase de presupuestación, el APU debe basarse en valores firmes, pero la realidad de la obra es fluida. Por ello, el costo de la mano de obra se basa fundamentalmente en rendimientos teóricos o estándar.

¿Qué son los Rendimientos Teóricos?

Son cifras de productividad que se obtienen de fuentes especializadas, bases de datos o la experiencia histórica de la empresa. Representan el promedio de producción que una cuadrilla o trabajador debería alcanzar bajo condiciones normales, adecuadas y bien organizadas (buen clima, materiales disponibles, supervisión estándar, herramientas correctas).

El Desafío de la Variabilidad

El problema central es que el rendimiento es altamente variable en el campo de la construcción. Factores como:

• El clima: Un día de lluvia o calor extremo reduce la producción.

• La complejidad: Trabajar en altura o en espacios reducidos baja el rendimiento.

• La logística: Demoras en la entrega de materiales o fallas en las herramientas.

  
  

Si el rendimiento real en la obra es inferior al rendimiento teórico usado en el presupuesto, el Costo Real de la Actividad será mayor de lo presupuestado. Por lo tanto, el APU es tan confiable como lo sean los datos de rendimiento que se utilicen. Es la principal fuente de riesgo en la estimación de costos de la mano de obra. 

Dos Formas de Ver el Rendimiento

En el Análisis de Precios Unitarios (APU), se puede usar el rendimiento de dos maneras, y ambas son correctas, siempre que se usen coherentemente:

Rendimiento Tradicional (R)

• Define: ¿Cuánta obra se hace en una unidad de tiempo? (La velocidad de producción).

• Fórmula: R = Cantidad Producida/Tiempo

• Ejemplo: 15 m^2 / 1 día = 15m^2/día

  
  

 Coeficiente de Mano de Obra (CMO)

• Define: ¿Cuánto tiempo se necesita para hacer una unidad de obra? (El tiempo requerido).

• Fórmula: CMO = Tiempo/cantidad producida

• Ejemplo (pañete): 1 día / 15m^2=0.066 día / m^2

  
  

El Rendimiento y el CMO son inversos: CMO = 1/R

Ejemplos CMO

• Un oficial instala 15 m² de pañete en un día.

• Un ayudante transporta 1.5 m³ de material por hora.

• Un electricista instala 20 metros lineales de tubería al día.

El rendimiento se expresa así: Rendimiento = tiempo / cantidad producida

Ejemplo del pañete:1 día / 15 m² = 0.066 días por m².

Ese valor es el que se multiplica por el costo del trabajador. La mano de obra en un APU es técnica, no intuitiva.

🔹 b) MATERIALES

El componente de Materiales en el Análisis de Precios Unitarios (APU) representa el costo de los insumos físicos que quedan incorporados permanentemente en la obra para completar una unidad de actividad.

Para determinar este costo, el enfoque es técnico: calcular exactamente cuánto material se consume para generar una unidad de obra específica.

Definición de la Cantidad Neta (Consumo Teórico)

Primero, se determina la Cantidad Neta, que es la cantidad de material que se necesita teóricamente para la actividad, sin considerar ninguna pérdida.

• Pregunta clave: ¿Cuántos ladrillos o kilos de cemento deben quedar instalados en la obra?

El Factor de Desperdicio (La Pérdida Real)

En la práctica, siempre hay pérdidas por cortes, roturas o derrames. Por lo tanto, a la Cantidad Neta se le suma el Factor de Desperdicio. Este es un porcentaje (ej., 5% para ladrillo) basado en datos históricos de la industria.

• Cálculo: Se ajusta la Cantidad Neta para obtener la Cantidad Bruta, que es la que realmente se debe comprar.

  
  

El Valor de la Actividad

Finalmente, el APU multiplica la Cantidad Bruta por el Precio de Compra del material.

• Esto garantiza que el precio unitario de tu obra sea realista, ya que cubre el costo de las pérdidas inevitables (el desperdicio) en cada unidad producida.

En materiales no se coloca lo que se compra para toda la obra, sino lo que se consume por unidad de actividad.

🔹 c) EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

El componente de Equipos y Herramientas en el Análisis de Precios Unitarios (APU) tiene como objetivo trasladar el costo de mantener y operar la maquinaria a la unidad de obra que se está presupuestando. Se divide en dos grandes grupos: equipo mayor y herramienta menor.

1. 🚜 Equipos Mayores (Maquinaria Pesada)

Para la maquinaria que consume combustible, tiene alto valor y requiere mantenimiento constante (como retroexcavadoras, grúas o mezcladoras grandes), el costo se determina mediante el Costo Horario del Equipo.

• El Costo Horario: Este valor incluye todos los gastos que genera la máquina por cada hora que está encendida. En esencia, es el resultado de dividir el costo total de ser dueño y operar la máquina (depreciación, combustible, mantenimiento, seguros, etc.) entre sus horas de vida útil.

• La Regla del Rendimiento: Para saber cuánto cobrar a la actividad, se utiliza el rendimiento del equipo (cuánto material mueve o cuánta superficie cubre en una hora).

• Cálculo en el APU: Se toma el Costo Horario y se divide por el rendimiento de la máquina. Esto da como resultado el costo exacto que debe absorber cada metro cúbico o cada metro lineal de la obra por el uso de ese equipo.

  • Ejemplo: Si una excavadora cuesta $150.000 por hora y mueve 15m^3 en esa hora, el costo del equipo por cada metro cúbico excavado es de $10.000.

    
    

2. 🔨 Herramienta Menor (Manual)

Para los elementos pequeños y de bajo valor que son difíciles de medir por hora de uso (como palas, andamios, niveles, extensiones o carretillas), el costeo se simplifica:

• Método del Porcentaje: En lugar de calcular el costo individual, la industria ha establecido que el costo de la herramienta menor es proporcional al costo de la mano de obra que la utiliza.

• Aplicación: Se asigna un porcentaje (generalmente entre el 3% y el 5%) del costo total de la mano de obra de la actividad y se añade al APU.

  • Ejemplo: Si la mano de obra para instalar un muro cuesta $100.000, el costo de la herramienta menor se estima en $3.000 (3%).

    
    

De esta forma, el APU garantiza que todos los costos de los recursos de apoyo, desde el más complejo hasta el más simple, queden incluidos en el precio final de la unidad de obra.

Aquí se incluyen los equipos y herramientas necesarias para realizar la actividad.

Cómo se calculan?

Los equipos no se calculan por lo que valen, sino por el tiempo de uso que requieren:

• Costo por hora

• Costo por día

• Costo por ciclo

🔹 d) Costos indirectos

Solo si tu metodología lo incluye dentro del APU:

• administración

• imprevistos

• utilidades

Estos valores se aplican para cubrir la operación del contratista.

🧩 ¿Por qué un APU es tan importante?

Porque permite afirmar con respaldo técnico:

“1 m² de pañete cuesta $X”“1 punto eléctrico cuesta $Y”“1 m³ de concreto cuesta $Z”

Y no como número inventado, sino como un valor calculado desde:

✔ mano de obra

✔ consumo real de materiales

✔ uso de equipos

✔ costos de operación

Un APU bien hecho convierte un presupuesto en un documento confiable, verificable y defendible.

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3️⃣LAS CANTIDADES DE OBRA: LO QUE SALE DE PLANOS O SOTFWARE

Las cantidades son simplemente las medidas reales del proyecto. Sin cantidades, ningún APU sirve. Las cantidades convierten “el costo unitario” en “costo total”.

¡Recuerda! Las cantidades son las medidas reales y verificables del proyecto. Son el puente indispensable que convierte el "Costo Unitario" en el "Costo Total" de tu obra.

Hay dos caminos principales para obtenerlas, y la elección afecta directamente tu velocidad, precisión y margen de error.

A) Cantidades automáticas (modelo digital en Revit)

Este es el método más moderno y eficiente. Si tu proyecto se desarrolla bajo la metodología BIM (Building Information Modeling) utilizando software como Revit, la extracción de cantidades se vuelve una función inherente del diseño.

 La Gran Ventaja del Modelo Inteligente

En un modelo BIM, no estás dibujando líneas; estás construyendo virtualmente. Cada elemento (muro, ventana, tubería) es un objeto inteligente que ya conoce su identidad y sus propiedades físicas.

Revit entrega métricas exactas del modelo:

✔ áreas de muros

✔ volúmenes de concreto

✔ longitudes de tuberías

✔ áreas de pisos

✔ número de puertas y ventanas

✔ área de pintura

✔ cantidades de acabados

Es la forma más rápida, moderna y precisa.

¿Por qué es la mejor opción?

• Velocidad: Las Tablas de Planificación (Schedules) se generan con un clic.

• Precisión: El software no se olvida de descontar huecos ni de incluir elementos ocultos.

• Dinamismo: Si cambias una medida en el modelo, la cantidad se actualiza instantáneamente, manteniendo el presupuesto siempre al día.

B) Cantidades manuales (desde los planos)

Cuando trabajas con planos tradicionales (PDF, DWG o papel), la responsabilidad de la medición recae completamente en la pericia del profesional. Este método exige concentración, rigor y una estructura organizada.

Cuando solo tienes planos en PDF o papel, debes medir:

✔ Muros: longitud total × altura = m²

✔ Concreto estructural: volumen de cada elemento(columnas, vigas, zapatas, placa)

✔ Pisos: largo × ancho = m²(si hay diferentes materiales, se separan)

✔ Pintura: área de muros y cielos(descuentas puertas/ventanas si aplica)

✔ Instalaciones: longitud de tuberías cantidad de accesorios rutas eléctricas

✔ Cubiertas: área inclinada real

El Truco de la Organización

Independientemente del método que uses, el éxito está en la estructura.

Las cantidades deben agruparse de forma limpia y jerárquica, siguiendo los capítulos de tu presupuesto (Estructura, Arquitectura, Instalaciones, Acabados). Si la lista de cantidades está bien organizada, lo único que tendrás que hacer después es "conectar" ese dato a tu APU correspondiente para obtener tu presupuesto final.

La Base de Toda Decisión

Un buen presupuesto jamás se construye sobre estimaciones vagas. Sea que aproveches la velocidad del cálculo automático de Revit o demuestres tu meticulosidad en la medición manual de planos, la calidad de tu proyecto siempre se reducirá a la precisión de tus cantidades.

Dedícale tiempo a las cantidades. Ellas son las que te protegerán de los sobrecostos inesperados.